ボイスメール（音声メール）はメールボックス単位での利用になります。
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基本はメールボックス
ボイスメール（音声メール）を利用するためには、必要となるメールボックスをあらかじめ設定しておく必要があります。
内線毎のメールボックス、外線留守番用のメールボックス、通話録音用のメールボックス、同報送信用のメールボックス等、用途に応じてメールボックスを設定します。
メールボックスにはメールボックス番号とメールボックス番号のパスワードを設定し、メッセージや録音内容を保存します。
保存できる容量はボイスメール（音声メール）ユニットの最大容量によってことなります。初期から標準実装されているボイスメール（音声メール）はだいたいシステム全体で1時間から2時間程度までの容量となっています。それ以上の時間を録音したい場合は、ボイスメール（音声メール）を拡張するユニットを別途実装する必要があります。この拡張ユニットを実装することで、数十時間～数百時間までメッセージを保存することが可能となります。
メールボックスの動作概要1（メッセージの送受信）
1.
必要に応じてメールボックスを設定しておきます。多機能電話機のファンクションキーにはメールボックスボタンを設定しておきます。
2.
ボイスメールアクセス特番をダイヤルします。
3.
ボイスメールのガイダンスに従って操作を行います。
4.
メッセージを録音したら、相手のメールボックスにメッセージを送ります。
5.
メッセージを受信した多機能電話機のメールボックスボタンが点滅します。
6.
点滅しているメールボックスボタンを押すと、録音されているメッセージを順番に再生します。
7.
メッセージの聞き取りが終わったら、ガイダンスに従って保存、消去、転送等の操作を行います。
メールボックスの動作概要2（メッセージの同報送信）
1.
同報送信用メールボックスを作成し、同報送信グループに所属するメールボックスを設定します。
2.
ボイスメールアクセス特番をダイヤルします。
3.
ボイスメールのガイダンスに従って操作を行います。
4.
メッセージを録音したら、同報送信用のメールボックスにメッセージを送ります。
5.
同報送信用のメールボックスから、同報送信グループに所属する全てのメールボックスにメッセージが一斉送信されます。
