基本は外部装置

通話料金の管理は、基本的にはビジネスフォン（ビジネスホン）、PBX（電話交換機）に通話料金管理用のパソコンを接続して、ビジネスフォン（ビジネスホン）、PBX（電話交換機）からの通話情報（相手の電話番号、通話時間、内線番号等）を受け取ることで通話料金の管理を行います。

通話料金管理用のパソコンで、通話情報をデータベース化するので、最終的にはファイルとして別途保存することが可能です。（基本的にはCSV形式での保存となります。）

プリンタを別途接続することで、通話料金の情報を定期的にプリントアウトすることも可能です。

外部装置がなくてもOK

通話料金管理用のパソコンを接続しなくても、ビジネスフォン（ビジネスホン）、PBX（電話交換機）本体のみで通話料金を管理することも可能です。

通話料金管理をパソコンのディスプレイ上で確認することはできませんが、プリンタをビジネスフォン、PBXに直接接続することで、一定期間ごとに通話料金の集計および明細をプリントアウトすることができます。

また、電話機からの操作でプリントアウトしたいときに随時出力することも可能です。

最新の料金情報を設定

電話の通話料金はIP電話（050番号、ひかり電話等）やマイライン、マイラインプラス、携帯電話、VPN、特別割引等の影響により、年々管理が難しくなってきているのが現状です。

ですので、通話料金管理機能で完璧な通話料金を割り出すのはかなり困難な状況となっています。最新の料金情報を随時更新する必要があるのですが、そのために業者による設定費用が発生してきますので、あくまでも目安として利用するようにしたほうが良いように思われます。（あくまでも管理人の個人的な見解ですが）