短縮ダイヤルを活用しましょう

短縮ダイヤル機能を活用することで、外線発信の動作をより効率良く行うことができます。

短縮ダイヤルには電話番号の他に名前やフリガナを入力することが可能で、それらを入力しておくことで、名前検索から発信できたり、着信時にその登録された名称が多機能電話機の液晶ディスプレイに表示されるようになるので、全体的な使い勝手が大きく向上します。（着信時に液晶ディスプレイの表示させるためには電話回線に対してナンバーディスプレイ契約が必要になる場合があります。ただしISDN回線や一部のIP回線ではナンバーディスプレイ契約をしなくても、液晶ディスプレイに名称を表示させることが可能です。）

短縮ダイヤルにもさまざまな種類があり、複数の種類を組み合わせて運用することも可能となっています。

以下にそれらについての説明を記載します。

共通短縮ダイヤル

共通短縮ダイヤルはすべての内線電話機で共有して使用する短縮ダイヤルのことです。

数十件～数千件程度まで短縮メモリに登録して使用することが可能で、もっとも多く登録できる短縮ダイヤル機能の1つです。

全体で共有して使用する短縮ですので、どの内線電話機からでも登録できてしまうと、誤った電話番号を登録したり、消去してしまったりすることがあるので、ほとんどの場合登録できる内線電話機の数を制限します。

個別短縮ダイヤル

個別短縮ダイヤルは内線電話機1台ごとに独立して使用する短縮ダイヤルのことで、他の内線電話機と共有することはありません。

その分登録できる数は少なく設定されており、ほとんどの場合10～20件程度までとなっています。

グループ短縮ダイヤル

部署ごとや階ごとなどのグループ単位で短縮ダイヤルを割り振って運用することができます。

グループ単位での運用となるので、グループが異なると使用する短縮ダイヤルの内容も異なってきます。

登録できる件数は数十件～数千件程度までサポートしていますが、共通短縮ダイヤルに比べると登録できる件数は少なくなります。