外線着信時に鳴動する着信ベルですが、電話機ごとにベルの鳴動のON/OFFを設定することが可能です。

小規模オフィスの場合には全ての電話機の着信鳴動音をONに設定することが多いですが、役員席や応接室等の電話機に関しては着信鳴動ベルをOFFに設定することもあります。

図の例では、社長席の電話機と応接で使用することのあるカールコードレス電話機は外線着信時に着信鳴動ベルが鳴らないように設定されています。

着信鳴動音をOFFにした電話機は、外線着信時に着信鳴動音が鳴りませんが、ファンクションキーに割り付けた外線ボタンは着信鳴動音が鳴る電話機と同様にボタンが点滅します。

外線着信に応答する方法は基本的には2通りあります。

1つは受話器を上げただけで外線着信に応答する方法、もう1つは着信点滅している外線ボタンもしくは応答ボタンを押して応答する方法です。

【受話器を上げただけで外線着信に応答】

外線着信鳴動時に受話器を上げると、外線着信に応答します。

家で使用している一般電話機と同様の感覚で着信に応答することができるので、一番馴染みのある着信応答の方法といえるでしょう。

この方法のメリットは手軽に着信に応答できる点が挙げられますが、デメリットとしては外線着信中に外線発信しようとして、誤って外線着信に応答してしまう可能性があることです。

外線着信数が多く、外線発信の頻度が高い場合にはこの方法はあまり向いていないかもしれません。

【着信点滅しているボタンを押して外線着信に応答】

外線着信中に着信点滅している外線ボタンもしくは応答ボタンを押して外線着信に応答します。

外線着信鳴動中に電話機の受話器を上げても、外線着信には応答しません。着信点滅しているボタンを押した時点での応答になるので、誤って外線着信に応答する可能性は低くなります。

また複数の電話番号を外線ボタンに割り付けているときに、同時に複数の電話番号へ着信した場合、応答する外線を選択して応答することも可能です。

慣れないうちは少し不便に感じる応答方法かもしれませんが、着信の誤応答を回避できるというメリットがあります。

電話機ごとに上記の応答方法を個別に設定して使用することも可能です。

外線着信に応答する機会の多い人の電話機では受話器を上げただけで応答できるように設定、外線発信する機会の多い人の電話機では着信点滅しているボタンを押して応答するように設定、というように柔軟に設定対応が可能です。