ボイスメール（音声メール）ユニットをビジネスフォン（ビジネスホン）主装置に実装することで、内線電話機でボイスメール（音声メール）を使用することができます。

各々の内線電話機ごとにメールボックスを設定することで、音声でのメッセージをそのメールボックス宛てに送ることができます。

メールボックスのボックス番号は、基本的にその内線電話機の内線番号と同一の番号をメールボックスのボックス番号として設定しますが、内線番号以外のボックス番号を設定することも可能です。

この機能を利用すれば、不在時に伝言を残しておいたり、ちょっとした音声メモをとったりすることができるので、業務の効率化に多いに役に立ちます。

ボイスメール（音声メール）は音声メッセージでやりとりするだけでなく、様々な機能を使用することが可能です。

例えば次のような使い方があります。

1．音声メッセージをすべての内線電話機に一斉に送信する。

全体送信用のメールボックスをあらかじめ設定しておけば、全ての内線電話機のメールボックスに同じ内容の音声メッセージを一斉送信することができます。

2．音声メッセージを複数の指定した内線電話機に一斉に送信する。

同報送信用のメールボックスに複数の内線電話機のメールボックス番号を登録しておくことにより、それらのメールボックスに同じ内容の音声メッセージを一斉送信することができます。

3．内線留守番として使う。

離席したり、外出する時などに内線留守番の設定をしておくことで、内線呼び出しをしてきた内線電話機に対して、内線留守番の応答メッセージを送出することができます。メッセージ送出後は、相手の伝言を録音してもらうことも可能です。

4．通話録音をする。

相手との通話内容を録音することができます。通常は通話中に録音したい部分を手動で録音する操作を行いますが、設定によっては自動的に全ての通話を録音させることも可能です。（ただし、相応に記録させることができる容量のボイスメール（音声メール）ユニットをビジネスフォン（ビジネスホン）主装置に実装しておく必要があります。）

5．外線留守番として使う。

会社を不在にしたり、営業時間外などに外線留守番の設定をしておくことで、外線着信に対して、外線留守番の応答メッセージを送出することができます。メッセージ送出後は、相手の伝言を録音してもらうことも可能です。

6．お待たせメッセージとして使う。

繁忙時や人手不足などで外線着信に対して対応しきれないときに使用します。お待たせメッセージを設定しておくことで、ボイスメール（音声メール）ユニットが代わりに外線着信に応答し、お待たせメッセージを送出します。

ボイスメール（音声メール）ユニットをビジネスフォン（ビジネスホン）主装置に実装することで、通話録音が可能になります。

多機能内線電話機の外線ボタンに割りつけられ通話録音ボタンか、もしくは多機能内線電話機に元からついている通話録音ボタンに該当するボタンを押す事で通話録音を開始・解除します。

基本的に特番での通話録音操作はできないので、この機能を使用できるのは多機能内線電話機か、外線ボタンの付属しているタイプのビジネスフォン（ビジネスホン）専用のPHS子機だけになります。（ビジネスフォン（ビジネスホン）主装置の機種によっては特番での通話録音操作が可能なものもあります。）

通話録音で録音された内容は、ビジネスフォン（ビジネスホン）主装置に別途実装されたボイスメール（音声メール）ユニットの内部にあるメモリに保存されます。最大録音時間数を超えると古い録音内容のデータから順に、上書きされていくか、通話録音の操作自体が規制されます。上書きされたくない通話録音内容がある場合は、外部のテープやメモリ等に出力して、別途保存しておいたほうが良いでしょう。

外部へ出力する方法は、多機能内線電話機に音声出力用のユニットを別途取り付けるか、受話器のモジュラジャック部分を経由するように別途通話録音装置を接続して、その通話録音装置の外部メモリに出力して保存する方法があります。より良い使用用途に応じて利用しましょう。

内線電話機の受話器を上げて、お待たせメッセージを録音する特番をダイヤルして、受話器に向かってメッセージを録音します。

ビジネスフォン（ビジネスホン）の機種によっては、新たに録音しなくても最初からお待たせメッセージが入っているものもあります。

外線ごとや部署ごとにお待たせメッセージの内容を設定することができるので、柔軟な対応をすることが可能です。