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営業時間外や不在時などによく留守番応答をさせることがあります。
留守番応答をさせる方法ですが、その留守番応答の方法は様々です。
[1．の場合]
留守番装置をビジネスフォン（ビジネスホン）主装置に収容している外線に直接接続して、その外線の着信に対して、留守番応答をするようにします。
基本的に一般的な留守番装置はアナログ回線や一般内線（シングル内線、家庭などで使用する電話機を接続して使用できる内線）を接続して使用します。外線の種類がINS64やINS1500などのISDN回線では留守番装置を直接接続して使用することはできません。
複数本のアナログの外線着信全てに対して留守番応答を行いたい場合は、その本数分の留守番装置が必要になります。留守番装置の通話録音内容は留守番装置に保存されます。録音された内容は留守番装置の本体内蔵のメモリや、外部メモリに保存されます。
留守番の応答メッセージを吹き込む時は留守番装置に付属しているマイクを接続して吹き込むか、もしくは留守番装置本体のマイク部分に向かって吹き込むことによって、留守番応答メッセージの内容を録音します。
[2．の場合]
ビジネスフォン（ビジネスホン）主装置に実装している音声送出ユニット（ボイスメールユニット）を利用してい留守番応答をします。音声送出ユニット（ボイスメールユニット）は基本的に別途実装する必要があります。（ビジネスフォン（ビジネスホン）主装置の機種によっては初期で音声送出ユニット（ボイスメールユニット）を実装している場合もあります。）
留守番応答を使用するには、内線電話機でモード切替などの操作を行って、留守番応答状態に設定します。そうすることで、外線着信に対して、留守番応答をすることができます。
留守番の応答メッセージを独自に吹き込みたい時は、内線電話機の受話器を上げてから、留守番応答メッセージを録音する特番などの操作をしてから留守番応答メッセージの内容を内線電話機の受話器に向かって吹き込みます。（初期で簡易的な応答メッセージが入っている場合もあります。）
通話録音された内容はビジネスフォン（ビジネスホン）主装置に実装された音声送出ユニット（ボイスメールユニット）の内部に保存されます。（合計の録音時間数はビジネスフォン（ビジネスホン）主装置の機種により異なります。）
外部のテープやメモリに録音した内容を別途保存したいときは、内線電話機に音声出力用のユニットを別途接続してから、テープやその他媒体の録音装置を接続してダビングする必要があります。
[3．の場合]
留守番装置を一般内線として接続して使用します。この場合、主に2通りの使用方法があります。
1．通常時（営業時間内）は留守番装置の留守番機能をOFFの状態にしておく。その間、外線着信時に通常使用する内線電話機と同じように、留守番装置にも外線着信する状態にしておきます。留守番機能はOFFの状態なので、留守番装置は外線着信に対して応答することはありません。留守番装置の留守番機能をON（開始）にすることによって、はじめて留守番応答が有効になります。この方法の場合、留守番装置を直接操作する必要があるので、留守番装置の操作を行う頻度の高い人の近くに、留守番装置を設置するようにしたほうがよいでしょう。
2．留守番装置の留守番機能を常時ONにしておきます。留守番の開始/解除はビジネスフォン（ビジネスホン）のモード切替の機能で行います。通常時（営業時間内）にかかってくる外線着信は留守番装置に対しては着信しない状態に設定しておきます。モード切替を行って、留守番応答を開始状態にした場合は、留守番装置に対してのみ外線着信するように設定をしておきます。この方法の場合、留守番装置を直接操作する必要がないので、内線電話機のある場所であれば、どこからでも留守番の開始/解除を行うことができます。ただし、留守番装置に録音された内容の聞き取りをしたい場合は、留守番装置を直接操作する必要があります。
これらの方法で留守番応答をするようにすれば、複数本の外線着信に対して、留守番応答することができます。ただし、留守番装置に同時最大応答数を超える外線着信があった場合に対しては、留守番応答することができません。
[4．の場合]
局（NTTやKDDIなど）の留守番応答サービスを利用して留守番応答をします。留守番応答を行う外線から留守番応答のサービスを設定する操作を行い、留守番応答を行います。局で行うサービスの1つなので、毎月の利用料金が必要になります。また、留守番応答を行いたい外線ごとに契約する必要があります。
どの方法が一番適しているか、十分に検討していから導入するようにしましょう。
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