同じ内線代理応答グループに所属している内線電話機同士で使用できる機能です。

同じグループ内の他の内線電話機に内線着信している時に、その内線着信を違う電話機から代わりに応答することができます。

応答の仕方は、内線電話機の受話器を上げて内線代理応答の特番を代理するか、内線代理応答の機能を割り付けた外線ボタンを押すことで代わりに応答します。

ビジネスフォン（ビジネスホン）の機種によっては、代理応答ボタンが最初からついているものもあります。

違う内線代理応答グループに所属している内線電話機に対しては、代わりに応答することはできません。

他の内線代理応答グループに所属している内線電話機に内線着信している時に、代わりにその着信に応答することができます。

内線電話機の受話器を上げて、他グループ内線代理応答の特番をダイヤルするか、他グループ内線代理応答の機能を割り付けた外線ボタンを押す事で代わりに応答することができます。

基本的には他の内線代理応答グループの内線電話機に対して使用する機能ですが、自内線代理応答グループと他内線代理応答グループを兼用させてしまうケースもあります。

内線代理応答のグループ（自・他）関係なしに、他の内線電話機の内線着信に応答できる機能です。

他の内線電話機に内線着信している時に、内線指定代理応答特番+代わりに応答したい相手の内線番号をダイヤルします。

もしくは内線代理応答の機能を割り付けた外線ボタン+代わりに応答したい相手の内線番号をダイヤルすることで、その内線電話機への内線着信の代わりに応答・通話することができます。

内線代理応答のグループ（自・他）関係なしに使用できるのはいいのですが、内線代理応答したい相手の内線電話機の内線番号を把握しておく必要があるので、座席表や内線一覧表を作っておいた方がよいでしょう。

外線着信している時に、着信している外線を指定して、応答することができる機能です。

外線着信している時に、内線電話機の受話器を上げて外線指定代理応答の特番+着信している外線のポート番号をダイヤルします。

もしくは、外線指定代理応答の機能を割り付けた外線ボタンを押してから、着信している外線のポート番号をダイヤルすることで、指定した外線の着信に応答、通話することができます。

外線ポート番号とはビジネスフォン（ビジネスホン）主装置に収容している回路番号の事を指します。（ビジネスフォン（ビジネスホン）主装置の機種により異なります。）

この機能を使う際には外線の電話番号に対する外線ポート番号を知っておく必要があります。

多機能内線電話機では、基本的に内線電話機の外線ボタンに使用する外線を割りつけて使用するので、この機能を使用するケースはあまり多くありません。

家庭で使用するような一般電話機や、PHS子機で主に利用することになります。

この機能は、代理応答グループに関係なく使用することができます。（ビジネスフォン（ビジネスホン）主装置の機種や設定の仕方により異なります。）

他の内線電話機に内線着信している時に、その内線電話機の所属している内線グループ番号を指定して、代わりに応答することができます。

他の内線電話機に内線着信している時に、内線電話機の受話器を上げて、内線グループ指定代理応答の特番+着信している内線電話機の所属している内線グループ番号をダイヤルします。

もしくは内線グループ指定代理応答の機能を割り付けた外線ボタン押下+着信している内線電話機の所属している内線グループ番号をダイヤルすることで、その内線の代わりに応答、通話することができます。

部署やグループが多数存在しているようなオフィスで使用することが多い機能です。

事前に部署やグループごとの内線グループ番号を知っておく必要があります。

外線着信している時に、その外線の所属している外線グループ番号を指定して、代わりに応答することができます。

外線着信している時に、内線電話機の受話器を上げて、外線グループ指定代理応答の特番+外線グループ番号をダイヤルします。

もしくは、外線グループ指定代理応答の機能を割りつけてある外線ボタンを押下+外線グループ番号をダイヤルすることで、代わりに応答することができます。

前述の外線指定代理応答の場合は、外線番号ごとに外線ポートを1つ1つ指定する必要がありますが、外線グループ指定代理応答の場合は、それらの外線の所属する外線グループ番号を指定することで、指定した外線グループ内の外線着信に対して、代わりに応答することができます。

事前に部署やグループごとの外線グループ番号を知っておく必要があります。